Envelhecimento dos estoques

A distribuição do envelhecimento dos materiais em estoques é uma análise da gestão e saneamento de estoques, que se concentra em avaliar o período em que os itens permanecem armazenados sem movimentações de consumo (saídas), tambem conhecidos como "No-Moving" ou Classe T de popularidade da demanda. Este procedimento tem por propósito identificar antecipadamente itens ou SKUs (Stock Keeping Units) que podem estar se tornando obsoletas, necessitando de desativação, ou que não são mais vendáveis, evitando a acumulação de itens desnecessários e salvando espaço e recursos.

A idade deste envelhecimento é determinada pela diferença entre a data atual e a última transação de consumo. A gestão proativa destes itens requer um monitoramento contínuo sobre as transações (movimentações) de consumo, assegurando que apenas as mercadorias efetivamente necessárias sejam repostas. Assim podemos reduzir o risco de itens obsoletos e saldos excedentes indesejados.

Para controle e tratamento efetivo do envelhecimento dos estoques, o Panorama Navigator informa as "idades" dos produtos, classificando os itens em extratos. Tambem pode haver relatórios preventivos possibilitando ao gestor acionar diferentes estratégias para encaminamento caso a caso.

Jornada da evolução

Os itens envelhecem em classes ou fases de uma longa jornada durante sua existência:

Cadastro: O item "ganha vida" assim que possue um codigo para sua identificação inequivoca, tanto na empresa como perante os demais players comerciais, operacionais e fisco. Nesta fase é fundamental tratar da qualidade das informações para evitarmos multiplicidades, retrabahos e perdas.
Reposição única: Reposto sob pedito e/ou para débito direto. Por exemplo, algumas empresas tratam itens que tiveram três ou menos transações de consumo como reposição "spot".
Novo: O item novato já foi reposto como spot pelo menos três vezes e sua reposição se tornou recorrente. No metodologia SIO consideramos como classe Novo itens que foram cadastrados a menos de 90 dias (ou 120 dias ou a definir, dependendo do contexto). Este item ainda não entrou em regime recorrente, e recomendamos que o dimensionamento dos parâmetros de gestão dos estoques sejam tratados de forma manual e gradual, conforme se reduzem as incertezas.
Maduro: Estes itens já entraram em regime normal de operação. As reposições podem ser antecipadas ("make-to-stock, em inglês") ou sob pedido ("make-to-order").
Risco de obsoletar: NOTIFICAÇÃO: Itens avançados (MTO) que já tem 1 ano sem nenhuma transacão de consumo. Condidatos a transferencias intercompany, quando possivel.
Obsoletando: ALERTA: Itens que já tem 2 anos sem nenhuma transacão de consumo. Condidatos a transferencias intercompany, quando for possivel. Repor apenas quendo receber pedido para consumo efetivo, com ressalvas, e APENAS a quantidade que for efetivamente requerida, sob pena de sobrar excedentes ”;
Obsoleto ou Fim de vida: Item cujo fabricante o descontinuou; Se notificados, o último pedido pode ser dimensionado para formar um estoque de reserva ("build-up" em inglês) para sustentarmos as demandas até ser substituido ou desnecesario.
Legado: Uma vez que as demandas terminarem, temos uma sobra ou herança que foi empurrada ao estoque e, inevitavelmente será necessario executar algum tratamento, como transferencias aonde tiver serventia ou leilão de inserviveis, inclusive aceitando que poderá representar alguma perda indesejada.

Etapas de envelhecimento

Usualmente as classes de envelhecimentos são ordenadas conforme suas idades ou intervalos de tempo. Há gráficos no Tema Capital de giro do Navigator elaborados para a visualização e compreensão das proporções. Os critérios para estes cortes e a distribuição ideal dependem do contexto e da natureza de cada empresa, pois os portfolios de diferentes empresas possuem aplicações distintas.

Isto posto - por exemplo - itens com um mês podem ser considerados como velhos no contexto do varejo (vencimento das mercadorias de hortifruti), porem em industrias ou hospitais haverão itens com dois anos que poderão ser tolerados sem comprometer o atendimento e a aplicação.

Validade da SKU: Vale destacar que aqui não estamos nos referindo ao tambem necessario e importante controle sobre validades das mercadorias para consumo ou aplicação, de toda e qualquer unidade mantida em estoques. A validade de cada unidade disponivel deve ser tratada na execução da operação fisica/logística e esta informação não será tratada no domíno desta versão do Navigator.

Situação ou status do item

Ativo ("quente"): Itens contem consumo(s) dentro do semestre (na tabela abaixo, < 1 semestre); Sob controle e sem alertas, Neste exemplo ilustrativo, digamos que os critérios dos cortes sejam estes aqui apresentados
Dormente ("morno"): Consumo entre 181 e 365 dias; No Navigator, existe um farol na cor amarela para indicar risco de inatividade moderado; Nestes casos devemos repor apenas com consultas e garantias.
Estagnado ("frio"): Entre 1 e 2 anos; Notificamos um alerta forte (vermelho) para o risco de inatividade elevado; Só repor itens critico (Y e Z); senão, avaliar com seus pares e com os solicitantes, repondo apenas a qunatidade solicitada, de forma spot ou até mesmo não repor antecipadamente alguns destes itens. Eventualmente, podem ser empregados ferramentas de workflow e níveis de alçada para aprovação supervisionada destas reposições.
Inativo ("congelado"): Mais de 2 anos sem consumo. Encaminhar para os tratamentos propostos logo a seguir
Inservivel local: É aquele item que, em virtude de alterações no processo (máquinas, edificações, layouts, legislação, entre outros) não apresenta mais utilidade para aquela unidade (ainda pode ser utilizado em outra unidades, realizando uma transferencia intercompany).
Inservivel global: Da mesma forma que o local, no caso do global aquela SKU não tem mais utilidade em toda a empresa. Pode ocorrer também pela descontinuidade da fabricação do item pelo fornecedor;

gráficos disponiveis no tema Capital de giro do Navigator

O que fazer quando o item estiver inativo?

Item inativo e críticos (classes Y e Z no Navigator): Estas criticidades podem justificar a situação de inatividade de algumas SKU. A importancia de sustentarmos os atendimentos urgentes e imediatos destes itens supera e justifica como estratégia de contingência manter sua disponibilidade. Recomendamos auditorias periódicas.
Item inativo e NÃO-crítico (classe normal ou "X" na escala de cirticidades): Enquanto houver saldo ou sobras, estes itens devem ser reavaliados periodicamente, para que algum dia sejam trocados, transferidos, removidos ou até mesmo descartados porque já não justificam sua manutenção como efetivamente útil.
Itens inativo com baixa popularidade de consumo: Digamos menos de seis apanhes em um ano: Recomendamos avaliar a reclassificação o respectico item no modo de reposição Sob-Pedido (MTO).

Tratamentos alternativos para itens inativos ou inserviveis

Maturação: Algumas mercadorias são aprimoradas com o passar do tempo, tais como vinhos. Apesar de inativo, o item esta em processo de transformação de valor agregado. Tecnicamente itens nesta condição ainda estão em produção, portanto não devem ser classificados como saldos disponiveis (ainda não são a SKU em analise).
Inservivel local/global: O item se tornou obsoleto e/ou foi subtituido por outro melhor para a aplicação na empresa, ou mesmo descontinuado por substituição, e não tem mais serventia pratica alguma na empresa ou mesmo no mercado. Itens podem ser inserviveis na empresa, porem uteis em outra unidade ou empresa. Minimizar sua acumulação (primeiro "S" do housekeeping).
Perda: Ocorre devido ao item estocado adquirir alguma imperfeição, perda da validade ou das características que impossibilitam a utilização do item. Pode ocorrer devido ao longo prazo de estocagem, falhas no armazenamento ou problemas de qualidade do fabricante.
Sobras CAPEX: Diferente de aplicação OPEX, são itens destinados a projetos de investimento, ampliações, aplicações diretas de valores expressivos que terá depreciação contabil de longo prazo. Eventualmente, podem ser reaproveitados em outro local.
Recondicionamento: Restaurar ou remanufatura de equipamentos antigos para reutilização interna.
Supraciclagem (upcycling): Recuperação criativa capaz de reciclar ou transformar materiais inservíveis em novos produtos de valor. abrange materiais descartados, produtos indesejados ou resíduos em novos materiais ou produtos de maior valor, utilidade ou qualidade. Diferente da reciclagem convencional, que geralmente reduz a qualidade do material original,
Canibalização de componentes: Prática de remover componentes, peças ou partes de um item em estoque para utilizá-los em outro item, geralmente para fins de manutenção, reparo ou para manter outro equipamento em funcionamento quando peças de reposição não estão disponíveis.
Reserva técnica: Representa uma parcela complementar (adicional) de saldo mantida como proteção contra imprevistos, funcionando como uma contingência para assegurar a continuidade dos atendimentos mesmo diante de situações extraordinarias.
Bloqueado: Ocasionalmente, uma quantidade ou lote especifico pode ter seu uso interditado temporariamente por várias razões. Itens bloqueados que não tiveram resolução podem se tornar inativos com o tempo.
Contingência: As classes Z e Y já estão, em virtude de sua importancia de disponibilidade imediata, JUSTIFICADAS como respostas estratégicas para conter riscos e danos, portanto itens neste caso serão mantidos, dentro de coberturas razoáveis.
Venda de Materiais Inservíveis: Método utilizado, desde que autorizado, para destinação através de venda de itens que foram classificados como obsoleto/ inservível
Doação: Não é um venda. Da mesma forma, desde que autorizado, a empresa transfere o ativo que para si é inservivel, para alguma instituição ou causa em que tenha utilidade e valor.
Devolução ao fornecedor: Apezar de não ser uma alternativa interessante para o fornecedor, tambem pode ser uma oportunidade para criarmos parcerias entra as empresas.
Transferências inteligentes ou compra zero: Procure Identificar possibilidades para transferências de quantidades exedentes e sobras ("no-moving") intercompany pesquisando outros unidades interessadas; É preciso que o mesmo item tambem esteja cadastrado e ativo em outra filial ou depósito do grupo empresarial), e que o regime contábil permita.
Match: Função que possibilita pesquisar eventual interesse e possibilidade de comercializar quantidades excedentes e sobras entre outras empresas no mercado (mesmo item, porem ativo em outro assinante do Navigator, por exemplo).
Estoque de fundo: Neste caso o transtorno não é econômico, porem atrapalha a ocupação de volume útil de armazenagem; Explore alternativas para estocar em containers, depóstios externos, alugados, consignação de quantidades próprias em poder de terceiros.
Depreciado: Avalie o procedimento de implementar a “depreciação gerencial” nos itens em estoque; Por força da lei, os valores contábeis em estoques não podem ser depreciados na contabilidade geral, porem é possivel depreciar um "custo gerencial" que será desvalorizado progressivamente para fins de decisão de descontos comerciais.
Saldo judicial: Uma quantidade que esta em letígio, comercial e deve ser bloqueada até o julgamento e encerramento da ação.
Sem identificação: Não existe nehuma possibilidade ou recurso capaz de identificar o item, que se tornará inservivel.
Risco de obsolecencia: Evite que os itens se tornem inativos, alertando antecipadamente; Nestes casos repor com ressalvas; Mais prudente é reclassificar o item como “SobPedido” (MTO). Requer antecipações do último pedido (build-up) para sustentar demandas futuras até que seja substituido? A notificação deve ser devidamente alertada com antecedencia suficiente para que haja tempo de executar alternativas de minimização das perdas.
Leilões e sucaterios: Empresas especializadas que compram e vendem inserviveis para terceira parte que tem uso ou aplicação economica.

Revisão maio/2025 - Por gentileza, participe das melhorias continuas enviando suas opiniões, crítcas, correções, contribuições e comentarios para daniel.gasnier@siopanorama.com